Zeiterfassung in der Agentur: So werden aus Stunden saubere Abrechnungen

Freitagnachmittag bei Nordlicht Studio. Die Rechnung für den Website-Relaunch soll raus. Die Projektleiterin sammelt Stunden: ein paar stehen in einer Tabelle, ein paar in Notizen, der Rest im Kopf des Teams. „Dienstag war ich doch zwei Stunden in der Abstimmung, oder?“ Am Ende schreibt sie eine Zahl auf die Rechnung, die sich irgendwie richtig anfühlt.

So geht es vielen kleinen Agenturen. Nicht weil jemand schlampig arbeitet, sondern weil die Zeiterfassung neben der eigentlichen Arbeit herläuft. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie Zeiterfassung in der Agentur funktioniert, ohne dass sie nervt: Stunden direkt an der Aufgabe erfassen, Woche für Woche prüfen und sauber abrechnen.

Warum Stunden in Agenturen so oft verloren gehen

Zeit ist in einer Agentur Umsatz. Trotzdem gehen Stunden ständig verloren. Meistens aus denselben Gründen:

• Nachtragen am Freitag. Wer am Ende der Woche rekonstruiert, was am Montag war, rät. Kurze Anrufe, schnelle Korrekturen und Abstimmungen fallen dabei fast immer unter den Tisch.

• Zeit ohne Bezug. „3 Stunden Kunde Acme“ hilft beim Abrechnen wenig. Wofür genau? Für welches Projekt, welche Aufgabe?

• Ein extra Tool. Wenn die Zeiterfassung in einer eigenen App liegt, ist sie immer einen Klick zu weit weg. Und was weit weg ist, wird vergessen.

• Niemand schaut hin. Stunden werden gesammelt, aber erst bei der Rechnung angesehen. Dann ist es zu spät, um mit dem Kunden über Mehraufwand zu reden.

• Unklar, was schon verrechnet ist. Ohne klare Markierung wird eine Stunde doppelt abgerechnet oder gar nicht.

Die gute Nachricht: Für all das brauchst du kein kompliziertes System. Du brauchst ein paar einfache Gewohnheiten und ein Tool, das sie leicht macht.

Zeit erfassen, wo die Arbeit passiert: am Task statt in einer extra App

Die wichtigste Regel für saubere Zeiterfassung in Projekten: Jede Stunde gehört zu einer Aufgabe. Nicht zu einem Kunden allgemein, nicht zu „Diverses“, sondern zu der konkreten Aufgabe, an der du gearbeitet hast.

Ein Zeiteintrag braucht dabei nur drei Dinge:

• Dauer: zum Beispiel 1h 30m.

• Datum: der Tag, an dem du gearbeitet hast.

• Notiz: ein kurzer Satz, was du gemacht hast. Optional, aber beim Abrechnen Gold wert.

Warum am Task? Weil dort ohnehin alles liegt: die Beschreibung, die Dateien, die Kommentare des Kunden. Du musst nicht wechseln, nichts suchen und nichts doppelt eintippen. Und später weißt du genau, wofür die Zeit war.

Das funktioniert umso besser, je klarer die Aufgaben geschnitten sind. Eine Aufgabe wie „Website Acme“ sammelt Stunden ohne Aussage. „Startseite für Acme gestalten und zur Freigabe senden“ dagegen zeigt dir genau, wofür die Zeit geflossen ist. Wie du Aufgaben so schreibst, liest du in Gute Aufgabenbeschreibung: Vorlage & Beispiele.

Und noch etwas: Jede zusätzliche App ist eine Hürde. Wenn Projekte, Kundenmails und Zeiten in getrennten Tools liegen, sucht dein Team mehr, als es arbeitet. Mehr dazu in Tool-Chaos: Wie viele Tools sind zu viele?

Timer oder nachtragen: was im Alltag wirklich funktioniert

Es gibt zwei Typen im Team. Die einen drücken gern auf Start und Stopp. Die anderen tragen lieber am Ende des Tages nach. Beides ist in Ordnung. Wichtig ist nur, dass es zur Arbeit passt.

Der Timer passt gut, wenn …

• du länger an einer Aufgabe sitzt, zum Beispiel an einem Design oder einem Text,

• du oft zwischen Aufgaben springst und den Überblick behalten willst,

• du dich am Abend nicht mehr erinnern willst, wie lange etwas gedauert hat.

Nachtragen passt gut, wenn …

• du viele kurze Dinge erledigst, etwa Abstimmungen oder kleine Korrekturen,

• du in Meetings oder beim Kunden bist,

• deine Woche sehr ähnlich aussieht wie die letzte.

Für den letzten Fall gibt es einen praktischen Trick: letzte Woche kopieren. Wenn du jede Woche am selben Retainer, am selben Jour fixe oder an derselben Wartung arbeitest, übernimmst du die Einträge der Vorwoche und passt nur noch an, was anders war.

Schätzung und Ist vergleichen, bevor das Projekt aus dem Ruder läuft

Viele Agenturen merken erst bei der Abrechnung, dass ein Projekt viel mehr Zeit gekostet hat als geplant. Dann ist das Budget weg, und das Gespräch mit dem Kunden wird unangenehm.

Besser: Gib jeder größeren Aufgabe eine Schätzung, bevor die Arbeit startet. Dann siehst du an der Aufgabe laufend, wie viel davon schon verbraucht ist.

So nutzt du den Vergleich im Alltag:

1. Schätzen beim Planen. Wer die Aufgabe anlegt, trägt eine grobe Schätzung ein. Lieber grob als gar nicht.

2. Hinschauen beim Arbeiten. Nähert sich die erfasste Zeit der Schätzung, ist das ein Signal. Kurz innehalten: Passt der Umfang noch?

3. Früh reden. Wenn der Kunde mehr will als vereinbart, sprich es an, solange die Aufgabe noch läuft. Mit Zahlen an der Aufgabe ist das ein sachliches Gespräch.

4. Lernen fürs nächste Angebot. Wie lange hat der letzte Relaunch wirklich gedauert? Diese Antwort macht dein nächstes Angebot genauer.

Mehr zur Struktur von Kundenprojekten findest du in Projektmanagement in Agenturen.

Kapazität pro Person: wer hat diese Woche noch Luft?

„Schaffen wir das noch?“ Diese Frage kommt in jeder Agentur. Ohne Zahlen ist die Antwort ein Bauchgefühl.

Dafür reicht ein einfaches Modell: Hinterlege für jede Person, wie viele Stunden sie an welchem Wochentag arbeitet. Eine Kollegin in Teilzeit hat am Freitag vielleicht frei, ein Kollege arbeitet nur vormittags. Das Wochenende bleibt auf null.

Dann vergleichst du jede Woche die erfasste Zeit mit dieser Kapazität:

• Über der Kapazität: Hier wird gerade zu viel gearbeitet. Wenn das dauerhaft so ist, musst du umverteilen.

• Unter der Kapazität: Hier ist Luft, oder es wurde nicht alles erfasst. Beides ist gut zu wissen.

• Auf Kapazität: Passt.

So siehst du, bevor du ein neues Projekt zusagst, wer überhaupt Zeit hat. Und du erkennst Überlastung, bevor jemand ausbrennt.

Von der Stunde zur Rechnung: Zeitbericht und „abgerechnet“ markieren

Jetzt kommt der Teil, um den es eigentlich geht: aus Stunden wird Geld. Damit das sauber klappt, helfen drei Schritte.

1. Woche und Monat prüfen. Schau dir regelmäßig die Auswertung an, nach Woche oder Monat, pro Projekt oder Person. Fehlen Tage? Stehen Stunden auf der falschen Aufgabe? Jetzt ist der beste Zeitpunkt, das zu korrigieren.

2. Leistungsnachweis für den Kunden. Kunden wollen wissen, wofür sie zahlen. Ein Zeitbericht als PDF zeigt, welche Aufgaben wie viel Zeit gebraucht haben. Ob deine Notizen dort mit draufstehen, entscheidest du selbst. Das ist ein guter Grund, Notizen kurz und kundentauglich zu schreiben.

3. Abgerechnete Zeit markieren. Sobald Stunden in einer Rechnung stecken, gelten sie als abgerechnet und sind gesperrt. So rechnest du keine Stunde doppelt ab, und beim nächsten Mal siehst du sofort, was noch offen ist.

Ein paar Tipps, die das Abrechnen leichter machen:

• Rhythmus festlegen. Zum Beispiel monatlich für Retainer und nach Meilensteinen für Projekte.

• Interne Zeit trennen. Nicht jede Stunde ist verrechenbar. Markier interne Arbeit, damit sie nicht auf der Rechnung landet.

• Notizen kundentauglich schreiben. „Feedbackrunde Startseite eingearbeitet“ ist besser als „Zeug gemacht“.

• Korrigieren, bevor du abrechnest. Nach der Abrechnung sind die Einträge aus gutem Grund fix.

So sieht das mit YOWO7 aus

YOWO7 ist das Tool für kleine Teams im digitalen Business-Alltag. Agenturen sind dafür ein gutes Beispiel: Kunde, Projekt, Aufgabe und Zeit liegen im selben Workspace. Die Zeiterfassung von YOWO7 hängt direkt an deinen Projekten:

• Zeiteinträge an der Aufgabe: Dauer, Datum und Notiz direkt am Projekt-Task. Wenn deine Rolle es erlaubt, trägst du auch für Kolleginnen und Kollegen nach.

• Timer: Starte den Timer an der Aufgabe, an der du gerade arbeitest. Wechselst du zur nächsten Aufgabe, wird die bisherige Zeit gebucht und der Timer läuft dort weiter.

• Letzte Woche kopieren: Wiederkehrende Einträge übernimmst du aus einer Woche in die nächste. Tage, an denen schon Zeit auf der Aufgabe steht, bleiben unverändert.

• Schätzung und Ist an der Aufgabe: Die Schätzung und die erfasste Zeit stehen nebeneinander. Du siehst sofort, wie viel schon verbraucht ist.

• Kapazität pro Wochentag: Für jede Person hinterlegst du Stunden pro Wochentag. Die Auswertung zeigt pro Tag, ob jemand über, unter oder auf Kapazität liegt.

• Auswertung nach Woche und Monat: Summen pro Tag, Aufgabe und Projekt, mit Kapazität und Differenz im selben Raster.

• Zeitbericht als PDF und „abgerechnet“: Aus offener, verrechenbarer Zeit eines Projekts entsteht ein Rechnungsentwurf mit Leistungsnachweis als PDF. Die enthaltenen Einträge sind danach als abgerechnet gesperrt.

• Gäste im Projekt: Holst du Externe als Gäste in ein Projekt, sehen sie keine Zeiten. Eure Stunden bleiben intern.

Dazu kommen das CRM, das gemeinsame Postfach und der Team-Chat im selben Workspace. Wie das für Agenturen zusammenspielt und worauf du bei der Auswahl achten solltest, liest du in Agentursoftware für kleine Agenturen.

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