Software für Werbe- und Marketingagenturen: Was kleine Teams wirklich brauchen

Montagmorgen bei Nordlicht Studio. Im Kontaktformular wartet eine neue Anfrage. Das Angebot für einen anderen Kunden liegt noch als Entwurf im Ordner. Und zum Logo-Projekt kam am Wochenende die dritte Korrekturrunde per Mail, an die Kollegin, die heute krank ist. Wer kennt den Stand? Und wie viele Stunden stecken schon im Projekt?

So sieht der Alltag in vielen kleinen Werbe- und Marketingagenturen aus. Die Arbeit ist gut, aber die Infos liegen verstreut: im Postfach, in Tabellen, im Chat und im Kopf des Teams. Eine passende Software für Werbeagenturen bringt das zusammen. In diesem Artikel gehen wir den typischen Ablauf einer Agentur durch, von der Anfrage bis zur Rechnung. Und du erfährst, worauf du bei der Auswahl achten solltest.

Warum Werbeagenturen eigene Anforderungen an Software haben

Eine Werbe- oder Marketingagentur verkauft Ideen, Umsetzung und Abstimmung. Das unterscheidet sie von einem Vertriebsteam oder einem Onlineshop. Drei Dinge prägen den Alltag:

1. Viele Projekte pro Kunde. Ein Kunde bucht erst eine Kampagne, dann einen Newsletter-Retainer, dann den Website-Relaunch. Die Software muss diese Geschichte zusammenhalten.

2. Viel Abstimmung. Briefings, Entwürfe, Feedback, Freigaben. Ein großer Teil der Arbeit ist Kommunikation mit dem Kunden.

3. Zeit ist Umsatz. Jede Korrekturrunde kostet Stunden. Wer sie nicht erfasst, verschenkt Geld.

Deshalb reicht ein einzelnes Projekttool oder ein reines Vertriebs-CRM selten aus. Eine gute Marketing-Agentur-Software deckt den ganzen Weg ab: vom ersten Kontakt bis zur bezahlten Rechnung. Einen allgemeinen Überblick über Auswahlkriterien gibt dir unser Artikel Agentursoftware für kleine Agenturen.

Der typische Ablauf in einer Werbeagentur

Bevor du Tools vergleichst, schau dir euren Ablauf an. In den meisten Agenturen sieht er ungefähr so aus.

1. Anfrage

Neue Kunden melden sich über das Kontaktformular, per Mail, am Telefon oder über einen Terminlink. Wichtig ist, dass jede Anfrage an einem Ort landet und jemand zuständig ist. Sonst bleibt sie im Postfach der Geschäftsführung liegen.

2. Angebot

Aus der Anfrage wird ein Briefing, aus dem Briefing ein Angebot. Hier hilft eine einfache Pipeline mit Phasen wie „Anfrage“, „Briefing“, „Angebot“ und „Gewonnen“. So siehst du, was offen ist und wo du nachfassen solltest. Mehr dazu liest du in CRM für Agenturen.

3. Projekt

Sagt der Kunde zu, startet das Projekt. Jetzt brauchst du Aufgaben, Zuständigkeiten und Termine. Das Projekt sollte direkt am Kunden hängen. Dann pflegt niemand Daten doppelt. Wie du Kundenprojekte strukturierst, zeigt dir Projektmanagement in Agenturen.

4. Feedback und Korrekturschleifen

Hier verlieren Werbeagenturen oft die meiste Zeit. Der Kunde schickt Feedback per Mail, die Kollegin bekommt eine Sprachnachricht, und die dritte Korrekturrunde steht im Chat. Am Ende weiß niemand, welche Version freigegeben ist.

Besser: Feedback kommt an einen festen Ort, am besten direkt ins Projekt. Leg außerdem fest, wie viele Korrekturrunden im Angebot enthalten sind. Dann ist klar, wann Mehraufwand beginnt. Wie gutes Feedback aussieht, liest du in Feedback geben: Beispiele für Reviews & Fehlerberichte.

5. Zeit

Jede Abstimmung und jede Korrektur kostet Zeit. Erfass sie direkt an der Aufgabe, nicht am Freitag aus dem Gedächtnis. So merkst du früh, wenn ein Projekt mehr Aufwand braucht als geplant. Tipps dazu findest du in Zeiterfassung in der Agentur.

6. Rechnung

Aus den Stunden wird die Rechnung. Dein Kunde will sehen, wofür er zahlt. Ein Leistungsnachweis schafft hier Klarheit. Und du willst wissen, welche Stunden schon abgerechnet sind und welche noch offen.

7. Kundenkommunikation

Sie läuft parallel zu allem anderen: Mails, Termine, Calls, Newsletter und Fragen nach dem Launch. Wenn jeder im Team den Verlauf sieht, kann jeder übernehmen. Auch dann, wenn jemand im Urlaub ist.

Struktur einer Werbeagentur: Wer braucht welchen Zugriff?

Auch kleine Agenturen haben Rollen. Die Geschäftsführung kümmert sich um Neugeschäft und Rechnungen. Die Projektleitung plant und hält Kontakt zum Kunden. Grafik, Text und Social Media setzen um. Freie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter springen bei Bedarf ein.

Deine Software sollte diese Struktur abbilden:

• Klare Rollen und Rechte. Nicht jede Person muss alles sehen oder ändern können.

• Zugang für Freie und Kunden. Externe brauchen oft nur Zugriff auf ein einzelnes Projekt.

• Gleiche Funktionen für alle. Wenn Funktionen pro Person extra kosten, bleibt ein Teil des Teams außen vor. Dann landet die Arbeit wieder in Mails und Tabellen.

Worauf du bei Software für Werbeagenturen achten solltest

• Eine Kundenakte für alles. Mails, Deals, Projekte, Termine und Rechnungen laufen am Kunden zusammen.

• Ein gemeinsames Postfach. Kundenmails gehören nicht in private Inboxen. Wie das im Team klappt, liest du in Gemeinsames Postfach im Team.

• Projekte und Zeiten zusammen. Liegt die Zeiterfassung in einer extra App, wird sie vergessen.

• Rechnungen aus Stunden. Je weniger du abtippst, desto weniger geht verloren.

• Faire Preislogik. Prüf, ob nach Benutzern, Kontakten oder Modulen abgerechnet wird. Agenturen haben viele Kontakte, aber oft ein kleines Team.

• Datenschutz. Du verarbeitest Daten deiner Kunden. Prüf, wo sie gespeichert werden. Mehr dazu in der Checkliste für ein DSGVO-konformes CRM.

• Einfache Bedienung. Mag das Team das Tool nicht, landet alles wieder im Postfach.

Checkliste: Software für deine Werbeagentur

Nutz diese Fragen beim Testen. Spiel dafür am besten ein echtes Projekt einmal komplett durch, von der Anfrage bis zur Rechnung.

• Landen Anfragen aus deinen Formularen an einem festen Ort?

• Siehst du offene Deals und Angebote auf einen Blick?

• Hängen Projekte direkt am Kunden?

• Kannst du Kunden und Freie gezielt in ein Projekt einladen?

• Hat Feedback einen festen Ort?

• Erfasst dein Team Zeiten am Projekt, auch unterwegs am Handy?

• Wird aus offenen Stunden direkt eine Rechnung?

• Siehst du, welche Stunden schon abgerechnet sind?

• Sieht jeder im Team den Mailverlauf mit dem Kunden?

• Gibt es klare Rollen und Rechte?

• Ist klar, wo deine Daten gespeichert werden?

• Passt der Preis heute und auch dann, wenn ihr wachst?

Häufige Fehler bei der Auswahl

• Mit Features statt Abläufen starten. Eine lange Funktionsliste sagt wenig. Wichtig ist, ob euer Ablauf im Tool funktioniert.

• Nur die Geschäftsführung testet. Hol die Projektleitung und das Umsetzungsteam früh dazu. Sie arbeiten jeden Tag damit.

• Alles auf einmal umstellen. Starte mit einem Kunden oder einem Projekt. Wenn das läuft, ziehst du den Rest nach.

• Korrekturschleifen vergessen. Wenn Feedback weiter quer durch alle Kanäle läuft, löst die beste Software das Problem nicht.

So sieht das mit YOWO7 aus

YOWO7 ist das Tool für kleine Teams im digitalen Business-Alltag, von einem österreichischen Anbieter. Werbe- und Marketingagenturen sind dafür ein gutes Beispiel. So deckt YOWO7 den Ablauf ab:

• Anfrage: Mit Formularen (in jedem Plan) und Buchungsseiten nimmst du Anfragen und Termine entgegen. Gebuchte Termine siehst du in der Timeline des Kontakts.

• Angebot: Mit Deals behältst du dein Neugeschäft im Blick. Versendete Angebote erscheinen in der CRM-Timeline.

• Projekt und Feedback: In Projekten planst du die Umsetzung. Kunden lädst du als Gäste in ein Projekt ein. Über Rollen und Rechte (Viewer, Member, Admin, Owner) legst du fest, wer was darf.

• Zeit: Zeiterfassung mit Timer, „letzte Woche kopieren“ und Zeitbericht als PDF. Auch in den Apps für iOS und Android.

• Rechnung: Aus offener, verrechenbarer Projektzeit entsteht ein Rechnungsentwurf mit Leistungsnachweis als PDF. Abgerechnete Zeit ist als abgerechnet markiert.

• Kundenkommunikation: Das Postfach für Kundenmails im Team, dazu E-Mail-Marketing, Tickets, Wissensdatenbank, Chat und Online-Meetings. Automationen nehmen dir wiederkehrende Schritte ab.

• Eine Kundenakte: Die CRM-Timeline zeigt E-Mails, Website-Besuche, Angebote, versendete Rechnungen, gebuchte Termine, Newsletter-Öffnungen und -Klicks, Tickets und Projekte.

• KI: Du kannst ChatGPT oder Claude in jedem Plan per Login und Freigabe anbinden. Du entscheidest, ob nur gelesen oder auch geschrieben werden darf. Im Texteditor hilft dir die KI beim Umformulieren, bei der Rechtschreibung und beim Übersetzen.

Kontakte sind unbegrenzt, und alle Benutzer bekommen dieselben Funktionen. Es gibt keine Funktionslizenzen pro Person. Hosting in der EU: Deine Daten speichern wir in Rechenzentren in Frankfurt.

Zum Preis: Starter kostet 49 € im Monat für 2 Benutzer, Team 99 € für 5, Business 149 € für 10 und Enterprise 249 € für 25 Benutzer. Jeder weitere Benutzer kostet 10 € im Monat. Wie das im Detail aussieht, zeigen die Seiten YOWO7 für Werbeagenturen und YOWO7 für Agenturen.

Fazit: Erst der Ablauf, dann die Software

Die beste Software für Werbeagenturen ist die, die euren Ablauf abbildet. Von der Anfrage über Angebot, Projekt und Korrekturschleifen bis zur Rechnung. Schreib euren Ablauf einmal auf, nimm die Checkliste und teste mit einem echten Projekt. Dann merkst du schnell, ob ein Tool zu deinem Team passt.

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